Verhandlungserfolg = Verhandlungsteam : Keine Selbstinszenierung

In Verhandlungen lässt sich gewinnen oder eben auch verlieren. Gerade in der Mehrparteienverhandlung ist Erfolg abhängig davon, wie das Verhandlungsteam miteinander umgeht wer die Verhandlung steuert…. Was tun, wenn im Verhandlungsteam Konkurrenz besteht, wer die Führungsrolle und diesen Status übernimmt.

Unternehmen sind von erfolgreichen Verhandlungen abhängig. Gerade bei Veränderungsprozessen, Effizienzsteigerung, strategischer Neuausrichtung oder Preisverhandlungen hängt der Erfolg häufig vom Verhandlungsergebnis ab. Wichtige Faktoren für den Verhandlungserfolg ist sowohl die Zusammensetzung des Teams, als auch der Ausbildung der einzelnen Teammitglieder, als auch der Rollenklarheit und der Disziplin im Team. Verhandlungen sind strategisch und verhandeln lässt sich lernen. Häufig scheitert eine Verhandlung an zu wenig Vorbereitung – und damit meine ich nicht die Vorbereitung der Fakten, sondern die Vorbereitung der Interessen, der Macht, der Teamzusammenstellung sowie der Teamkommunikation mit der Interaktion im Team und der Verhandlungspsychologie.

Das Verhandlungsteam besteht meist aus Experten mit hoher Fachkompetenz. Jeder einzelne weiß durchaus, mit welchem Ziel er in die Verhandlung geht. Sitzen die Einzelnen jedoch am Verhandlungstisch so startet häufig die Chaosverhandlung, da die Interessen und Meinungen im Team zu unterschiedlich sind und nicht abgestimmt wurden. Es ist nicht nur so, dass die Wortmeldungen unstrukturiert erfolgen, obwohl alle versuchen das Beste zu geben. Es geht bei dem Verhandlungsteam darum, klare Regeln aufzustellen und die Rollen klar zu definieren. Wer ist Verhandlungsführer, wer gibt wem das Wort, wer ist für welches Thema verantwortlich … Erfolgt dies in der Vorbereitung nicht, hat man das Gefühl wie auf einem Kinderspielplatz zu sein, wo alle gleichzeitig losstürmen und sich zu Wort melden.

Oder es folgt die Einzelvorstellung. Eine Person übernimmt die gesamte Verhandlung und der Rest des Verhandlungsteams ist degradiert und ohne jede Funktion. Es ist klar, dass bei solchen Voraussetzung kaum ein gutes Verhandlungsergebnis erzielt werden kann.

Folgende Aufgaben sind vor der Verhandlung mit dem Verhandlungsteam klar zu regeln:

1. die Rollenaufteilung im Verhandlungsteam

Sobald ein Verhandlungsteam für eine Verhandlung zuständig ist, muss Rolle und Funktion definiert werden. Wer ist der Entscheider – und dieser muss nicht und sollte auch nicht am Verhandlungstisch sitzen. Diese 3. Instanz ist enorm wichtig um Rückzugsmöglichkeiten zu wahren. Wer ist der Verhandlungsführer, wer ist für eine eventuell notwendige Deeskalation zuständig, wer ist Fachexperte für genau was und wer spricht wann. Wer erteilt das Wort!

Nichts ist für eine Verhandlung schadhafter, als sich gegenseitig ins Wort zu fallen und das gerate Gesagte in Frage stellen, oder sogar zu widersprechen. Und das kann sowohl verbal als auch nonverbal erfolgen. Häufig sind diese Interventionen mit guten Absichten erfolgt, dennoch sollte man sie vermeiden und schon im Vorfeld darüber im Team sprechen. Das zugrunde liegende Problem ist in beiden Fällen ein nicht aufeinander abgestimmtes Verhandlungsteam und keiner der die Verhandlung steuert. Jedes Teammitglied kann also eine potenzielle Fehlerquelle sein, weshalb die Regel “weniger ist mehr” bei der Anzahl der Mitglieder des Verhandlungsteams seine Anwendung findet.

Praktische Methoden für eine gute Rollenaufteilung

Der ehemalige FBI Chief Negotiator Frederick Lancely hat im Rahmen seiner Krisenverhandlung ein Modell entwickelt, um Fehler in Verhandlungen zu minimieren. Dieses Modell eignet sich für kleine Unternehmen genauso wie für Konzerne und basiert darauf, dass alle die es anwenden verschiedenen Eskalationsebenen innerhalb der Verhandlung nutzen können.

Es geht in diesem Modell um die beiden Funktionen “am” und “außerhalb” des Verhandlungstisches. Die Rolle “am Verhandlungstisch” ist der Verhandlungsführer und derjenige, der die Verhandlung steuert. Wichtig ist das der “Entscheider” außerhalb des Verhandlungstisches ist, bedeutet er ist in der direkten Verhandlung mit den Verhandlungspartnern nicht beteiligt. Die Experten und Spezialisten bekommen das Wort in der Verhandlung ausschließlich vom Verhandlungsführer. Die Regel “weniger ist mehr” ist zu beachten, denn jedes zusätzliches Mitglied in der Verhandlung ist auch eine zusätzliche Fehlerquelle. Eine sehr genaue Verhandlungsvorbereitung dienst dazu, geschlossen in eine Verhandlung zu gehen und Fehlerquellen zu minimieren. Nicht zuletzt deshalb ist es wichtig, dass am Verhandlungstisch strenge Disziplin herrscht.

2. gute Abstimmung “wer spricht” im Verhandlungsteam

Verhandeln bedeutet kommunizieren, aber eben nicht blind und ohne klare Taktik. Dazu gehört, dass geklärt ist, wer

spricht und wer das Wort erteilt in Verhandlungsteams. Denn nicht jedes Teammitglied kann reden, wann es ihr oder ihm passt. Auch wildes Durcheinanderreden ist unangebracht. Der Verhandlungsführer führt das Gespräch und gibt das Wort auch weiter an die Teammitglieder zu den bestimmten Themen. Diese Teammitglieder sprechen auch ausschließlich über dieses Thema.

Verhandlungsführende sind nicht unbedingt die hierarchisch höchsten Positionen im Verhandlungsteam. Das ist vielmehr die Funktion der Entscheider. Der Verhandlungssteuerer führt in die Verhandlung ein, begrüßt die Anwesenden und stellt die Verhandlungsagenda vor, ehe sie an den oder die Verhandlungsführenden übergeben. Diese Übergabe läuft nicht formell ab, sondern geht fließend im Gespräch vonstatten. Obwohl die Verhandlungsführenden hierarchisch unter den Verhandlungssteuernden stehen können, haben sie in der Regel den größten Gesprächsanteil.

Verhandlungsführende halten den roten Faden der Verhandlung und steuern jede einzelne Phase der Verhandlung. Sie kennen genau die Verhandlungstaktiken und Vorgehensweisen; haben eine gute Kommunikationsfähigkeit und behalten das Verhandlungsziel im Auge. In Absprache mit der Person, die die Verhandlung steuert, strukturieren sie den Prozess und navigieren konsequent durch die Verhandlung. Ihre Aufgabe ist es, während des gesamten Verhandlungsprozesses weiter zu analysieren und mit Fragen der Verhandlung die Richtung vorzugeben.

3. Verhandlungssteuerung fördert Deeskalation

Werden Definitionen, Interessen oder Ergebnisse in der Verhandlung übersehen oder falsch zusammengefasst, ist es die Aufgabe der Verhandlungssteuernden korrigierend einzugreifen. Für den Verhandlungssteuerer ist es leichter aus der Meta-Perspektive der Verhandlung zu folgen, da er selbst nicht laufend im Dialog ist, sondern eher zuhört. In dieser Zuhörerrolle kann er leichter beobachten und damit auch kleine Veränderungen in der Beziehungsebene bei den Verhandlungspartnern erkenne, die auf eine eventuelle Eskalation hindeuten – und dann entsprechend eingreifen. Sie können eine von Ihnen gesteuerte Pause nutzen, um anzusprechen und zu vermitteln, wenn Teammitglieder ihre Emotionen nicht unter Kontrolle haben oder außerhalb der zugewiesenen Redezeiten das Wort ergreifen.

Es ist klar, dass der Verhandlungssteuernde ganz andere Kompetenzen benötigt als der Verhandlungsführer im Verhandlungsteam. Während der Verhandlung sollten Verhandlungssteuernde stets die gemeinsam definierte Strategie des Verhandlungsteams im Auge behalten und eben die Verhandlung steuern. So wird die Verhandlungsdisziplin im Verhandlungsteam gewährt. Der Verhandlungssteuernde deckt eine wichtige Deeskalationsebene ab. Diese Funktion sollten konsequenterweise Personen innehaben, die über viel Erfahrung in Verhandlungsprozessen und der Verhandlungspsychologie verfügen. Sollte es dem Verhandlungsergebnis nutzen, können Verhandlungssteuernde im Extremfall Teammitglieder austauschen.

4. Kein Entscheider am Verhandlungstisch beim Verhandlungsteam

Eine Rolle die definitiv außerhalb des Verhandlungsraumes bleiben muss ist der Entscheider vom Verhandlungsteam. Meistens ist dies jemand aus höheren Führungsebenen eines Unternehmens oder einer Organisation. Bei der Strategieentwicklung und Definition der Ziele und Forderungen im Vorfeld der Verhandlung sollte der- oder diejenige eingebunden sein, sich danach jedoch nicht an den Verhandlungstisch ziehen lassen.

Die Hauptaufgabe des Entscheiders im Verhandlungsteam, neben der endgültigen Entscheidungsgewalt, ist es die Beziehungsebene zum Entscheider der Gegenseite aufzubauen. Sollte es zu keinem Ergebnis kommen, kann die Person, die schlussendlich entscheidet, zur Lösung beitragen. Sie muss im Krisenfall deutlich machen, dass ihr Verhandlungsteam mit ihrer hundertprozentigen Vollmacht agiert und ihr volles Vertrauen genießt. Auch entscheidet sie in letzter Instanz über das weitere Vorgehen. Damit ist nach dem Verhandlungssteuernden eine zweite Deeskalationsebene eingezogen, die eine weitere Chance bietet, eine zum Scheitern drohende Verhandlung doch noch zum Erfolg zu bringen.

5. Investition in die Verhandlungskompetenz des Verhandlungsteam bringt Verhandlungserfolg

Top aufgestellte Unternehmen haben top aufgestellte Verhandlungsteams, mit klaren Standards der Qualifikation sowie der Vorbereitung. Dies gibt den Unternehmen immense Vorteile in Verhandlungen, wenn Sie mit einem guten Verhandlungsteam hineingehen. Viele stellen eigene Standards für Verhandlungen auf wie Verhandlungsleitfäden, Teamzusammenstellung und Rollenverteilung vor allem wer die Verhandlung steuert, Taktik und Strategie etc. Denn Erfolg steht und fällt mit der optimalen Vorbereitung, der Investition in Ausbildung sowie der Verteilung und Einhaltung von Rollen innerhalb Verhandlungsteams. Diese Investition sollte es allen Verhandelnden wert sein.

 

Mehr auch in unserer 3-teiligen Serie zum Top Verhandler hier. 

 

Sieben Tipps für erfolgreiche Verhandlungen in Verhandlungsteams:

1. Definieren Sie klare Rollen im Team und halten Sie das Team klein.
2. Top Vorbereitung der Verhandlung im Team
3. Führen Sie Vorverhandlungen innerhalb des Teams.
4. Rollen- und Sprachdisziplin am Verhandlungstisch einhalten
5. Der Entscheider sitzt nicht am Verhandlungstisch
6. Erarbeiten Sie Verhandlungsleitfäden, Teamleitfäden für Unternehmen und Beteiligte.
7. Sorgen Sie für einheitliche Ausbildungsstandards für Verhandelnde.

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Weiterführende & Interessante Links

https://www.ulrikeknauer.com/umgang-mit-konflikten-in-verhandlungen/