Erfolgreich Verhandeln

Richtig und erfolgreich Verhandeln

Fehler bei Verhandlungen vermeiden und das schlechte Gefühl, nicht alles dabei herausgeholt zu haben, zu umgehen!

Erfolgreich Verhandeln ist nicht nur ein Wort – es gibt unzählige Verhandlungstechniken und Ratgeber, die wertvolle Tipps oder sogar bestimmte Methoden für eine erfolgreich Verhandeln enthalten. Teilweise basieren diese sogar auf einem bestimmten menschlichen Bild. Einige dieser Methoden schwören auf sogenannte Win-Win-Abschlüsse, deren nachhaltige Erfolge garantiert sind. Andere basieren auf dem Verwenden bestimmter Tricks und Strategien und vergleichen die Vorgehensweise wie bei einem Schachspiel oder dem Ablauf eines Krieges.

Neben den Techniken und Vorgehensweisen sollte man aber niemals die Realität aus den Augen lassen: Sie sollten wissen wo Sie stehen und was genau Sie überhaupt machen. Dies, lässt jedoch lediglich eine gute Vorbereitung und umfangreiches Wissen zu. Die Realität ist deshalb so wichtig, weil die meisten Abschlüsse deswegen erfolgten, weil eine Partei mehr wusste als die andere und die versteckten Motive besser einschätzen konnte. Die wirklich wichtigen Verhandlungen können nicht ohne eine gute Vorbereitung einfach so nebenbei laufen, da es am Ende einer Verhandlung immer um Macht geht. Diese Machtspielchen werden mal offensichtlicher meist aber doch verborgen durchgesetzt.

Das Bekennen und Erkennen dieser Macht ist schließlich der Erfolgsgarant für den Abschluss der Verhandlung.

Eine richtige Vorbereitung gibt Sicherheit und vermeidet die Reue danach – um wirklich erfolgreich verhandeln zu können

Einer der Verhandlungsparteien gibt immer ein bisschen mehr nach. Das ist fast so wie in einer Beziehung. Meist wird schließlich dieser Gedanke nach der Verhandlung zur Zerreisprobe: „Habe ich denn wirklich alles herausgeholt?“ Genau dieser Gedanke kann mit der richtigen Vorbereitung umgangen werden, denn dieser baut lediglich auf einer unklaren Strategie oder mangelnder bis fehlender Vorbereitung auf. Die Vorbereitung ist die ½ Miete – der erste entscheidende Schlüssel zum erfolgreichen Abschluss.

Aber wie bereite ich mich am besten vor?

Eine wirklich gute Vorbereitung vor einer Verhandlung hat immer 2 Seiten, die aus eigener Sichtweise und die, des Gegenüber. Für die eigene Betrachtung ist es wichtig, immer das Ziel vor Augen zu halten und welche Zugeständnisse beziehungsweise Alternativen sind möglich beim erfolgreich Verhandeln.

Genau bei dieser Analyse können folgende Fragen helfen – beantworten Sie sie ehrlich und nicht „schöngeredet“:

• Was ist eigentlich mein hauptsächliches Ziel? Was genau will ich für mich selber und – oder für mein Unternehmen erreichen?
• Welche Teilziele dazwischen gibt es oder könnte es geben? (nach Prioritäten ordnen)
• Welche Interessen habe ich, sei verborgen oder offensichtlich? Falls Verborgenheit eine große Rolle spielt, wie wirkt sich dies auf die Verhandlung, das Team und – oder das Unternehmen aus?
• Welche Erwartungen habe ich ausgesprochen und verborgen?
• Welche Bereiche stehen auf der Verhandlungsliste und gibt es Unterschiede bei einzelnen Themen nach Betrachtung der oben erwähnten Punkte?
• Was ist meine Strukturrolle und Position in der Verhandlung?
• Was passiert wenn die Verhandlung fehlschlägt?
• Was ist die beste Alternative im Falle eines Scheiterns?
• Habe, und falls ja welche Verhandlungsspielräume habe ich und – oder mein Unternehmen bei der Verhandlung? Bin ich gut vorbereitet? Kenne ich wirklich alle relevanten und wichtigen Zahlen, Fakten und Daten?
• Wo sind Kompromisse denkbar? In welcher Höhe und zu welchen Konditionen oder Sachfragen?
• Was kosten andere Kompromisse oder Zugeständnisse? Unmittelbar und Mittelbar, beispielsweise durch andere Lieferbedingungen oder Verfahren in der Produktion.
• Was weiß der Gegenüber über mich? Was habe ich bereits preisgegeben in Dokumenten, meiner Website oder in Geschäftsberichten?
• Was kann der Verhandlungspartner über mich in Presseartikeln lesen?
• Wo sind meine Stärken und kennt mein Gegenüber diese?
• Wo liegen meine Schwächen und kennt mein Gegenüber diese?
• Wer in meinem Unternehmen oder Umkreis hatte bereits Kontakt mit dem Verhandlungspartner? Hat derjenige bereits etwas über mich gesagt?

Besonders der letzte Punkt ist sehr wichtig. Man sollte sich immer vor Augen halten, dass es überall jemanden gibt, den sogenannten V-Mann, der ausplaudert, absichtlich oder unabsichtlich. Die beste Strategie, für erfolgreich Verhandeln ist, mit diesen Vorahnungen umzugehen, ist der Überzeugung zu sein, dass der Verhandlungspartner die Schwächen kennt. So kann man sich schon mal darauf vorbereiten und wird nicht mitten in der Verhandlung, im Machtspiel, damit überrascht und kann gelassen und cool damit umgehen. Falls der Gegenüber nicht in der Wunde stachelt – umso besser.

Um den sogenannten V-Mann überlisten zu können, empfiehlt sich die Hauptziele zwar im Team und Unternehmen offen darzulegen, die Teilziele und Kompromisse jedoch für sich zu behalten. Falls diese Kompromisse dem Verhandlungspartner bereits offen liegen, wird dieser versuchen genau daran zu kommen, da er ja bereits weiß, dass es für ihn nur besser werden kann.

Wenn diese Punkte und Hinweise alle berücksichtigt werden, die wichtigsten Fakten bekannt sind und Ihr Standpunkt, als auch der Ihres Teams, vertraut sind können Sie viel gelassener in die Verhandlung gehen. Ergebnis ist die Reduzierung von Stresssituationen und Sie können weniger von Ihrem Gegenüber in die Enge getrieben werden. Emotionen und Stress sind ohnehin meist schlechte Begleiter, die wenn möglich vermieden werden sollten. Die beste Garantie für diese Vermeidung ist die perfekte Vorbereitung. Unter Stress zu geraten bedeutet Fehler sind vorprogrammiert. Wie bereits Vera Birkenbiehl in ihrer Beschreibung des „Reptiliengehirns“ schon sagte: Stress bewirkt psychologischen Nebel und Verhindert klares Denken.

Was sollte ich über die oder den Verhandlungspartnern und deren Unternehmen wissen?

Zu einer optimalen Vorbereitung gehört auch sich mit den Zielen, Argumenten, Stärken und Schwächen, als auch den Interessen und Strukturen der Seite gegenüber zu beschäftigen.

Dabei sollte man sich mit allen verfügbaren Dokumenten, wie der Website, Presseartikeln, Geschäftsberichte und deren Informationsblättern befassen. Ein hilfreicher Tipp ist auch, das Lesen der Artikel und Aussagen Außenstehender. Die Bewertungen von Analysten und Journalisten, die über die andere Seite schreiben. Was kann man aus den Zeilen dazwischen herauskristallisieren und ableiten? Wie bereits oben erwähnt, ist Wissen, Macht. Dieses „Machtwissen“ ist nirgends so wichtig wie bei Verhandlungen.
Aber nicht nur Daten und Fakten bringen die perfekte Vorbereitung, auch über den Menschen selbst, die persönliche Ebene sollte recherchiert werden.

Verhandlungen werden ja bekanntermaßen immer von Menschen geführt und auch beeinflusst. Melden Sie sich bei allen, die sie selber kennen oder diejenigen, die die Mitarbeiter des Verhandlungspartners kennen. Möglicherweise finden ja Sie den aufschlussreichen V-Mann auf der Gegenseite, ob absichtlich oder unabsichtlich. Geben Sie aber bei Fragen Ihres Gegenübers auf keinen Fall zu viel von sich Preis. Seien Sie derjenige, der viele Fragen stellt und gut zuhört. Vielleicht können daraus Ableitungen der Ziele oder sogar Kompromisse der Gegenseite herausgefunden werden für erfolgreich verhandeln.

Goldwert sind die Antworten auf diese Fragen:

• Was sind die Ziele, Teilziele und Kompromisse der Verhandlungspartner?
• Nach welcher Entscheidungsstruktur und Hierarchien gehen die Gegenüber vor und wie wird sich das auf die Verhandlung auswirken?
• Wer sind die wirklichen Entscheider und wer kann und wird diese beeinflussen?
• Wer wird im Verhandlungsteam sitzen und wo liegen die Stärken und Schwächen des Gegenübers?

Falls Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, generieren Sie Macht und haben dadurch eine höhere Chance bei der Verhandlung zu punkten.

3 wesentlichen Dinge nach der Vorbereitung

1. Das Verhandlungsteam zusammenstellen
2. Die Taktik und Vorgehensweise festlegen
3. Die Kommunikationspolitik gestalten

Das Verhandlungsteam

Die wichtigste Kompetenz, die Ihr Team aufweisen sollte ist Stressresistenz. Suchen Sie Personen aus, die Stresssituationen bereits ausgesetzt waren und bei denen nicht sofort nachgeben und dadurch irritiert handeln. Analytisches Denken und das Beherrschen von Menschenkenntnis sind ausschlaggebend für ein gutes Team. Auch das Vermeiden der Redseligkeit und das Verhalten in Verhandlungsbasen sollte dem Team klar gemacht werden. Alle Teammitglieder sollten freundlich und höflich im Ton und der Sprache sein. Ihr Verhandlungsteam sollte wissen, wann es etwas zu sagen und wann es zu schweigen hat. Besonders in Pausen oder kurzen Gesprächen werden die Gegenüber versuchen, etwas aus Ihrem Team herauszubekommen, das Sie schwächen könnte.

Neben dem Kommunikationsgeschick spielen für erfolgreich Verhandeln auch die Aufmachung, der Kleidungsstil und das Auftreten Ihres Teams eine wichtige Rolle, denn Verhandlungen werden ebenso durch akustische als auch optische Signale und das räumliche Ambiente beeinflusst. Es ist also auch sehr wichtig, zu wissen wo genau die Verhandlung stattfinden wird und was Sie dort erwarten wird.
Tim Hindle, englischer Unternehmensberater und Buchautor, definiert fünf Rollen für ein optimales Verhandlungsteam und dessen Aufmachung:

• den Leiter, der im Wesentlichen intern und extern moderiert und die anderen Teammitglieder gezielt anspricht und einsetzt und der oft als „Sprachrohr“ fungiert
• den „Guten“, der sich der Gegenseite als Integrationsfigur anbietet und der vor allem positive und verständnisvolle Äußerungen macht
• den „Bösen“, der klar vermittelt, dass mit ihm nicht zu scherzen ist und der für Angriffe eingesetzt wird
• den „Hardliner“, der auf der Sachebene kompromisslos ist und dessen Einschätzung sich die anderen Teammitglieder oft beugen
• den „Ausputzer“ oder Moderator, der die unterschiedlichen Meinungen und Ansichten zusammenbringt.

Dabei sollte beachtet werden, dass es nicht darauf ankommt, für jede Rolle eine Person zu haben sondern, dass jede Rolle sinnvoll eingesetzt und genutzt wird beim erfolgreich Verhandeln. Jede Rolle muss auf jeden Fall glaubhaft dargestellt werden. Beachten Sie, dass nicht nur Sie diese Rollen kennen sondern womöglich auch die andere Seite. Wenn das Verhalten weder authentisch noch kongruent übermittelt wird, werden Sie wohl oder übel schnell als Taktiker enttarnt und geschwächt beim erfolgreich Verhandeln.

ACHTUNG: Es ist auch nicht immer von Vorteil, wenn der tatsächliche Entscheider den Verhandlungsführer, also Leiter übernimmt. Wenn der wirkliche Entscheider am Tisch sitzt und eine Meinung oder Stellungnahme äußert wird dies womöglich als Festlegung verstanden. Bewahren Sie sich Spielräume zum Beispiel durch die Äußerung, dies noch intern abklären zu müssen oder, dass diese Entscheidung nur vom Chef höchstpersönlich getroffen werden kann. Verlieren Sie aber dadurch nicht die Autorität. Dies sollte lediglich als Chance, Zugeständnisse auf der Zeitachse erreichen zu können, gesehen werden. „Das muss ein anderer entscheiden, aber was wir hier entscheiden können, ist …“

Falls der Chef die Verhandlung selbst nicht leitet oder andernfalls nicht einmal mit am Tisch sitzt, so ist die klare Verhandlungstaktik die Aufklärung über Befugnisse und die interne Kommunikation der eignen Rolle. Schließlich verhandelt ein Team ja im Auftrag eines Unternehmens oder einer ganz bestimmten Struktur. Die inhaltliche Dokumentation und Übergabe des Verhandlungshergangs und der Vorgehensweise am Ende des Tages ist abschließend rechenschaftspflichtig beim erfolgreich Verhandeln.

Die Taktik und Vorgehensweise für eine erfolgreiche Verhandlung

Für eine erfolgreiche Verhandlung und um das Gefühl, nicht alles herausgeholt zu haben, zu umgehen ist vor allem die Taktik und derer Vorgehensweise wichtig. Welche Strategien passen zur Unternehmenskultur, was wird gewünscht und nicht geduldet? Klare Grenzen und eine konkrete Aufgabenstellung, als auch die Rollengestaltung müssen festgelegt werden. Der Verhandlungsführer muss sich seiner Befugnisse, Kompromisse, Zugeständnisse und vor allem seiner Aufgabe im Klaren sein. Dabei müssen 2 Ebenen beachtet und erörtert werden: Die Ebene Chef und Verhandlungsführer und die Ebene Verhandlungsführer und Team.

Der Verhandlungsführer benötigt die Befugnis und einen klar definierten Auftrag gegenüber dem Chef, seinem Team aber auch gegenüber den Verhandlungsgegnern. Er braucht einen sicheren und verbindlichen, als auch nachvollziehbaren Rahmen für das auf ihn übertragene Verhandlungsmandat. Ist dies nicht gegeben, so wird der Verhandlungsführer wahrscheinlich zwischen die Fronten rutschen und die Verhandlung nicht erfolgreich abschließen beziehungsweise führen können.

Zusammen mit dem Verhandlungsteam und dem Entscheider muss ein Strategieplan erarbeitet werden, über das, was während der Verhandlung besprochen werden soll, zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Methoden. Genau hier kommen dann auch die klassischen Tipps und Tricks für Verhandlungen in das Spiel.

Die Kommunikationspolitik

Nicht nur die Taktik, sondern auch die Kommunikationspolitik hat unterschiedliche Ebenen, 3 um das richtig zu stellen.

• Erstens, die externe Kommunikation mit der Verhandlungsgegenseite, während der Verhandlung und in den Pausen.
• Zweitens, die interne Kommunikation im Team.
• Und drittens, die interne Kommunikation mit dem Verhandlungsführer und dem wahren Entscheider, wenn dieser nicht mit am Tisch sitzt.

In der externen Kommunikation kommt es vor allem auf folgendes an:

• Das A und O ist Fragen stellen. Wer fragt, gewinnt! Hören Sie präzise den Antworten und dokumentieren Sie alles mit. Das zeigt Interesse, hilft später gute Argumente zu finden und gibt die Möglichkeit auf Wiedersprüche hinweisen zu können.
• Zuhören! Bekanntermaßen sagen Menschen oft mehr als sie sagen sollen. Viele wertvolle Informationen über die Ziele und die offenen als auch die verborgenen Interessen können daraus hervorgehen. Ein wichtiger Hinweis ist auch, genau zuhören, was die Verhandlungsgegner intern kommunizieren und wie sie miteinander umgehen.
• Legen Sie sich nicht zu schnell fest. Ein vorzeitiges „Ja“ oder „Nein“ sollte immer vermieden werden. Sprechen Sie viel im Konjunktiv und verwenden Sie niemals das Wort „Aber“.
• Small-Talk hilft dabei, eine angenehme und entspannte Atmosphäre zu schaffen. Ergebnis einer guten Vorbereitung ist die Möglichkeit sich um die Beziehung der eignen Mannschaft und die, der Gegenseite, kümmern zu können. – denn die Ziele und Taktiken sind bereits vorab klar definiert worden.
• Nennen Sie Ihr Ziel früh. Das gibt Klarheit, beschleunigt die Verhandlung und schafft Vertrauen auf der Gegenseite. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, lediglich das kalkulierbare Hauptziel zu nennen, niemals zu viele Informationen, die Zwischenziele oder Kompromisse. Beispiel: „Ziel der heutigen Sitzung ist, eine Entscheidung in diesem Punkt zu bekommen.“

In der internen Kommunikation sollte auf folgendes vor allem Wert gelegt werden:

Als Führer der Verhandlung sollte Ihr Team deutlich und klar über das Ziel und das Vorgehen angewiesen werden. Jeder im Team muss in der Lage sein, die ihm zugesprochene Rolle perfekt auszuführen für erfolgreich Verhandeln. Was aber unbedingt vermieden werden sollte ist, das frühzeitige Preisgeben der möglichen Kompromisse und Zugeständnisse, als auch Teilziele im internen Bereich. Die Taktik soll eindeutig kommuniziert werden, die Strategie jedoch geheim gehalten werden – auch intern!

Wichtig ist auch eine klare Definition des Entscheidungszeitpunktes. Wann und wer darf, wenn der wahre Entscheider nicht am Tisch sitzt, die Entscheidung übernehmen. Hierfür sollten unbedingt klare Regeln festgelegt werden, wie die Entscheidungswege erfolgen sollen. Dieses Vorgehen muss dem gesamten Team inklusive dem Verhandlungsführer offensichtlich sein. Für eine eventuelle verpflichtete Kontaktaufnahme zum Entscheider können entsprechende Verhandlungspausen eingelegt werden.

Mit der Beachtung all dieser Punkte kann mit gutem Gewissen in die Verhandlung gestartet werden und eine mögliche Unsicherheit nach der Verhandlung „Habe ich wirklich alles herausgeholt?“ vermieden werden.

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg .

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